Rutiner for innkjøp hos Ocab

Formålet med innkjøpsrutinen er å redusere virksomheters miljøbelastning, minimere risiko for å benytte leverandører eller produkter som ikke tilfredsstiller våre standarder, og sikre at selskapene vi handler med følger lover og regler. Våre leverandører pliktes å signere våre standardavtaler, og etterleve disse. Videre skal alle leverandører kjenne til og etterleve våre etiske retningslinjer.

Våre innkjøp gir betydelig miljøpåvirkning, og vi skal imøtekomme den stadig mer krevende lovgivningen og behov for risikostyring og at vi som kunde sikrer at vi har leverandører som har god kjennskap til vår virksomhet og våre kunder.

Alle som gjør innkjøp på vegne av Ocab, skal ha gjennomført kurs i avtaleinngåelse hos oss, samt at de alltid skal inngå en skriftlig standard avtale.

For Norge:
Disse leverandørene skal benyttes så langt det er mulig:
Eventuelle avvik skal tas opp med din lokale leder.

Avdelingsleder og regionleder kan handle på avdelingen. Alle andre handler på prosjekt. 

Kategori 1: Tjenesteleverandører

Herunder ligger håndverkstjenester og andre tjenester som det er behov for i prosjektet.

Rørlegger: Varme & Bad
Elektriker: Elproffen
Maler: Håndverksgruppe

Kategori 2: Vareleverandør  

Forbruksmateriell og kjemi: NorEngros og Proff Norge
Byggevare: Optimera
Avfuktere Corroventa og Proff Norge
Måleutstyr fukt Elma Instruments AS
Arbeidstøy: Optimera
Telefoner: Telia
Verktøy og utstyr Optimera
Transport Leaseplan
Kjemikalier Protox  

Merk: Administrative varer og tjenester, herunder husleie, kaffemaskin, kontorutstyr, IT utstyr og øvrige varere som hører under avdelingene skal godkjennes av regionsdirektør og faller ikke inn under denne rutinen.

Ved kjøp over 50 000 NOK eller ved kjøp av en aktør som ikke dekker ditt behov, kan man handle hos andre leverandører. Dette kan også være kundestyrt, da kunden ønsker produkter som ikke kan leveres hos våre faste avtaleleverandører. Ved gjentagende kjøp hos samme leverandør eller ved kjøp over 50 000 NOK skal man bruke korrekt avtale for leverandøren. Merk: Husk alltid å forespørre avtaleleverandør om du skal hente inn priser til et større prosjekt.

Ved kjøp skal du vurdere følgende

Pris – Er det en pris som er konkurransedyktig i markedet?
Bærekraft – Er leverandøren miljøgodkjent?
Servicenivå – Vil denne leverandøren yte det du forventer i samarbeidet
Løsninger | Kvalitet – Er det en løsning og av den kvaliteten du forventer

Husk og at vi har FULLMAKTSMATRISE i Ocab.

Forut for innkjøp og forespørsler skal: 

1. Det gjøres en behovsvurdering 

• Er innkjøpet nødvendig?
• Er dette ”rett vare/tjeneste” eller finnes det bedre alternativer? 

2. Leverandørens miljøprofil | Startbanksertifikat | Faglig kvalitet vurdere

• Etterspør et sertifisert miljøledelsessystem som Miljøfyrtårn, ISO 14001 eller EMAS.  
• Leverandører skal oppfordres til å ikke bruke for mye emballasje.
• Leverandører av emballerte produkter skal være medlem av Grønt Punkt eller tilsvarende.
• Leverandøren skal være startbanksertifisert. www.startbank.no
• Leverandøren skal ha faglig kompetanse, følge norske lover og ha de godkjenninger som forventes til å gjennomføre aktuelt oppdrag.
• Leverandøren skal ha ansvarforsikring. Minimumskrav for forsikringssum er 100 G.
  Merk G justeres årlig. 

 3. Leveringsbetingelser og faktureringsbetingelser

• Firmanavn, Alle som bestiller noe til firmaet skal alltid oppgi fullt firmanavn:
  Ocab AS. 

• Fakturamåte
  Vi mottar fakturaer levert på EHF format. Oppgi dette til leverandøren.
  Organisasjonsnummer Ocab AS: 916 326 211Alternativt på pdf til følgende e-post:
  Ocab AS: faktura@ocab.no

Ocab AS mottar ikke faktura pr brevpost! 

• Merking
  Vi har som krav at alle fakturaer som går til kundeprosjekt skal merkes med prosjektnummer. Bare prosjektnavn eller leveringsadresse er ikke godt nok.Dersom det er bestilling av avdelingskostnader bruk helst internprosjektnummeret eller navn på bestiller/avdelingssjef.
   
• Betalingsbetingelser
  Våre standard betalingsbetingelser er minimum 30 dager. Dette skal oppgis til leverandører ved bestilling av varer og tjenester. Det aksepteres ikke avvik fra betalingsbetingelsene.Det henvises også til hjemmesiden: https://ocab.no/om-oss/leverandorbetingelser/ 

• Alle varer og tjenester skal leveres i henhold til Incoterms 2010 DDP:
  Som betyr at selgeren dekker alle transportutgifter og tar all risiko inntil varene er levert og i tillegg betaler eventuelle tollavgifter (import og eksport) 

4. Produktene kontrolleres når det er varer som ikke er styrt fra sentralt hold

• Tredjeparts miljømerkede produkter skal foretrekkes når krav til kvalitet, leveringstider og kostnader også kan tilfredsstilles.FSC-merket trevirke eller Økotex-tekstiler velges når det ikke finnes alternativer som er merket med Svanen og EU Ecolabel.
• Følgende produkter kjøpes ikke:

• • produkter laget av tropisk tømmer 
  • produkter som inneholder tilsatt mikroplast
  • produkter som inneholder palmeolje, se https://www.regnskog.no/no/palmeoljeguide (eventuelt etterspør sertifisert palmeolje)
  • produkter som inneholder farlige kjemikalier som står oppført på myndighetenes prioriteringsliste (REACH). Se http://www.erdetfarlig.no/no/farlige-stoffer/
• Når det ikke finnes miljømerkede produkter, søker vi etter substitutter (substitusjonsplikten Produktkontroll-loven § 3 a).
• Sjekker hva som finnes av miljødeklarerte produkter på www.epd-norge.no (EPD-produkter sertifisert etter ISO-standard, som norske firma har fått godkjent).  
• God kvalitet, lang levetid og gjenbruksmuligheter skal alltid vektlegges.  
• Maskiner og utstyr med lavest mulig miljøbelastning skal foretrekkes, for eksempel lavt støynivå, høy energieffektivitet og lavt vannforbruk.